Miért használunk szervezeti egységeket?
Azért, hogy az ügyviteli rendszerben leképezhessük a saját és partnercégek szervezeti felépítését.
A személyeket csoportokba sorolhatjuk, így egy csoport összes tagjára adhatunk meg testreszabási beállításokat és jogosultsági szabályokat.
Működhetnek mappa jellegűen, bármely más típusú adatot tárolva.
Így egységes struktúrában jelennek meg a felhasználók és az adatok.
Akkor is, ha Önnek több vállalkozása van.
Alapfunkciók
Struktúra
A szervezeti egységek típusai: külső személy és belső dolgozó, csoport, osztály, divízió, helyszín, telephely, cég, világ.
A szervezeti egységek egymásba ágyazhatók korlátlan mélységben.
A telepítési konfigurációban megadott korlátozás szabályozza, hogy melyik típus alatt melyik típust lehet létrehozni.
Más modulok
A szervezeti egységeket használja a
pénzügy, az
értékesítés modul a vevők és a beszállítók tárolására.
Az üzenetkezelés modul a szervezeti egységekben tárolt e-mailcímekkel működik. Minden szervezeti egységnek lehet e-mailcíme.
Az ide érkező e-maileket és belső üzeneteket a tagok a saját üzeneteik között láthatják.
Beállítások
Minden szervezeti egységhez megadhatók testreszabási beállítások: például menük és csempék, alapértelmezések, arculati beállítások, vagy a rendszer nyelve és az időzóna.
Egy szervezeti egységnél megadott beállítások életbe lépnek a benne lévő felhaszálóknál.
A csoportok szintjén megadott beállítások lentebbi szinten felülbírálhatók és kiegészíthetők.
Személyek kezelése
Tárolt adatok
A vezeték- és keresztnév, születési név, megszólítás megadható. Adóazonosító jel megadható (bizonyos adónemek miatt).
Kapcsolattartó e-mailcímek, publikus(céges) és személyes telefonoszámok, skype, webcím, saját doménnév, levelezési cím tárolható.
A cím térképen látható.
Számlázási beállítások
Személyenként számlázási cím és számlázási e-mailcím elmenthető.
Megadható egy kimenő számla alapértelmezett fizetési határideje, a számla alapértelmezett formátuma (eletronikus vagy papíralapú).
Kiválasztható a kiállított számlák alapértelmezett nyelve: jelenleg magyar vagy angol.
Képesítések
Minden személynél megadhatók képesítések az előre törzsadat jelleggel létrehozott képesítések közül.
Ezeket az ERP rendszer figyelmebe veszi a munkafolyamatok feladatainál.
Ha egy feladatnál be van állítva a szükséges képesítés, akkor csak a megfelelő képesítéssel
rendelkező személyek állíthatók be végrehajtónak.
Dolgozók kezelése
Tárolt adatok
A személyeknél megadható adatokon felül a dolgozóknál rögzíthető egy egyedi monogram,
a személyi szám, a TAJ szám, és egy útlevélszám. A képesítések a személyekkel megegyező módon kezelhetők.
Céges hierarchia
Kiválaszthatók a beosztottak, és a törzsadatként tárolt céges pozíció közül több is, pl. "ügyevezető", "HR igazgató".
Az így megadott alá-fölé rendeltséget veszi figyelembe a rendszer pl. a szabadság-kérvények elbírálásánál.
Képesítések
Minden személynél megadhatók képesítések az előre törzsadat jelleggel létrehozott képesítések közül.
Ezeket a vállalatirányítási rendszer figyelmebe veszi a
munkafolyamatok feladatainál.
Ha egy feladatnál be van állítva a szükséges képesítés, akkor csak a megfelelő képesítéssel
rendelkező személyek állíthatók be végrehajtónak.
Csoportok, osztályok, divíziók szerepe
Szervezeti felépítés
A személyek és a dolgozók csoportokba rendezhetők.
A csoportok további csoportokba tehetők korlátlan számban.
Szükség esetén létrehozhatók divíziók és osztályok, melyekbe csoportok tehetők.
Csoportok funkciói
A csoportokra vagy nagyobb szervezeti egységekre megadott beállítások és jogosultságok életbe lépnek a később létrehozott felhasználók esetén is.
Bár lehetséges, de nem szükséges minden felhasználóra bonyolult jogosultsági szabályokat kialakítani. Elég, ha a megfelelő csoportba betesszük, és
a felsőbb szintű szervezeti egységeknél beállított munkakörnyezet és az engedélyezett funkciók elérhetővé válnak a számára.
Cégek és telephelyek
Több cég
A szervezeti egységek közül kiemelt szerepe van a cég típusú szervezeti egységnek.
Mivel ügyviteli rendszerünkben több saját céget is létre lehet hozni, a cégek közötti jogi és pénügyi határvonalat figyelembe vettük a rendszer tervezésénél.
Az egyes modulok alapértelmezetten úgy indulnak el, hogy a felhasználó a saját cégének adatait láthatja.
Azonban lehetséges olyan beállítás is, hogy egy felhasználó a cégek adatait összevontan láthassa.
Telephelyek elválasztása
Kialakítható olyan konfiguráció, hogy a telephelyek felhasználói csak a saját telephelyük adatatit és funkciót érik el (pl. számlázás),
de a központ felhasználói rálátnak a telephelyek adataira is.
Számlázás
A cégeken és a telephelyeken be lehet kapcsolni a
számlázási funkciót.
Használja a telephelyek saját virtuális számlatömbjeit, és lássa a cége által kiállított számlákat egyben, vagy telephelyenként! Ahogyan szüksége van rá!
Ha egy cég vagy telephely számlakibocsátó, akkor létrehozhatók különböző bizonylattömbök, pl. számla, vagy szállítólevél tömb.
Minden cég és telephely esetén megadható, hogy melyik dolgozó állíthat ki számlát a nevében.
Kapcsolódó funkciók
- Létrehozhatók alvállalkozói raktárhelyek, és nyilvántarthathatók az alvállakozóhoz kiadott készletek. Mindez néhány kattintással!
- A partnercégeknél megadott doménnév és a kiküldött e-mailek alapján vállalatirányítási rendszerünk automatikusan létrehozza a kapcsolattartó személyeket a megfelelő cég alá, és elmenti e-mailcímüket.
Kollégái közösen nasználhatják az ügyfelek és kapcsolattartók elérhetőségeit.
- A csoportokra kiosztott feladatok minden csoporttagnál megjelennek, így épp az fogja átvenni a feladatot, aki a leghamarabb szabaddá válik.