Projektek és munkafolyamatok
Projektek és munkafolyamatok

Mikor ajánljuk?

Ha biztosítani akarja, hogy a céges folyamatok lépései szerint történjen a feladatok elvégzése. Ha nyomon akarja követni az ügyviteli folyamatokat, a feladatok és projektek állapotát, a munkaidő ráfordítását. Ha el akarja kerülni a veszteséges projekteket. Ha nem akarja, hogy cége néhány kulcsember tudásától függjön.

Feladatkezelés, munkautasítások

A feladatok az ügyviteli rendszerben tárolt munkautasítások. A céljuk, hogy segítik a dolgozók munkavégzését. Így nem szükséges személyesen átadni a rutin-jellegű munkautasításokat. Csökken az emberi hibázási lehetőség, objektíven mérhetővé válik a teljesítmény. A home-office-ban dolgozó munkatársak teljesítménye is átláthatóvá és mérhetővé válik.

Napi tennivalók
A kollégák egy to-do listán keresztül kapják meg a feladataikat. A feladatok prioritási sorrendben látszanak, figyelembe véve a határidőket, az adott folyamat előző feladatainak állapotát. De tekintettel vagyunk a dolgozók egyéni munkamódszereire, ezért választhatnak a náluk lévő feladatok közül.
A feladatok jellemzői
A feladatoknak megadható cím, leírás, a tervezett nettó elvégzési munkaidő, a végrehajtó dolgozó. Beállíthatók a szükséges végzettségek és kompetenciák. Használja ki a vállalatirányítási rendszerünkben rejlő további finomhangolási lehetőségeket!
Több végrehajtó, csoportok
Egy feladat akár több dolgozónak is delegálható. De megadhatók csoportok is. Ez lehetővé teszi, hogy az ERP rendszer a dolgozók pillanatnyi terheltségéhez igazodva automatikusan ossza ki a feladatokat. llyenkor minden csoporttagnál megjelenik a feladat. Aki először átveszi, az lesz a végrehajtó.
Időpontok, naptár
Nemcsak a feladat tervezett nettó munkadideje adható meg, hanem konkrét naptári időpont is. Ezt figyelembe vesszük a dolgozók feladatlistájánál, és megjelenik a naptárjukban is. Beállítható időintervallum, határidő, vagy legkorábbi kezdési időpont (figyelmeztetés).
Erőforrások foglalása
A naptárba kitűzött feladatok dolgozói és tárgyi eszközei foglalttá válnak. Más szóval: nem lehet őket olyan további feladathoz hozzárendelni, amely erre az időszakra esne. Ha ezt megpróbálná, a rendszer tájékoztatni fogja arról, hogy melyik feladatokkal áll fent ütközés, azok melyik projektben vannak, és ki annak a felelőse.
Feladatok típusai
Ügyviteli rendszerünkben többféle feladat-típust leprogramoztunk: találkozó, telefonhívás, látogatás, döntési feladat, ismétlődő feladat, stb. Ezek sora tovább bővíthető, típusonként egyedileg fejlesztett működést tesz lehetővé.
Tartalmi típusok
A feladatokat tartalmi szempontból típusokba sorolhatja. Ezeket a tartalomtípusokat programozás nélkül Önök alakíthatják ki. Például: üzletkötés, kivitelezés, adminisztráció. A feladat tartalomtípusa alapján történő adatgyűjtés értékes információkkal szolgál a cég tényleges tevékenységéről, a szükséges humán erőforrásokról.
Munkalapok
A feladatok közé illeszkednek a munkalapok is. Ez lehetővé teszi a feladatok kiosztását olyan dolgozóknak, akik nem rendelkeznek felhasználói fiókkal az ERP rendszerben (offline végrehajtók). A munkalapok nyomtathatók, elküldhetők. A munkalapokhoz előre feltöltött dokumentumokat társíthatunk: tervek, munkautasítások. Továbbá megadhatjuk a végrehajtás közben feltöltendő további dokumentumokat is: jegyzőkönyvek, fotók.
Naplózás, időmérés
A feladatok állapotainak változását másodperc pontosan naplózzuk. Ez lehetővé teszi a nettó munkaidő mérését. A cél nem a dolozók szigorú megfigyelése, hanem statisztikai adatok gyűjtése, anomáliák feltárása. A munkaidő mérése a feladat átvételétől kezdődik, és a készre jelentésig tart.
Szüneteltetés, parkoltatás
Azért, hogy minél pontosabb képet kapjunk a feladatok tényleges munkaidő-igényéről, egy kattintással szüneteltethejtük a feladatokat. Ha külső ügyviteli tényező miatt várakozni kell, a feladatot parkoltathatjuk. Ilyenkor eltűnik a napi feladatok közül. De lehetőség van a feladatok elnapolására is. A megadott idő után a rendszer automatikusan újra feldobja majd a feladatot.
Kommentek
A feladatok állapotváltásakor megadható egy komment, amiben rögzítheti a dolgozó, hogy mi történt. Ezek a kommentek az adott projekt üzenetei között is látszani fognak. A megadott komment a folyamatban következő feladat leírásánál láthatóvá válik, így a kollégák üzenni tudnak egymásnak. Mindez visszakereshető, nyomon követhető.
Más modulok indítása
A feladathoz előre beállítható egy másik ügyviteli programmodul, amely így 1 kattintással elindítható. A feladat a számlázásra vonatkozik? 1 kattintással elérhetővé tehető a számlázás modul. A cél a hatékonyság!
Nemcsak projektek
ERP rendszerünkben bármilyen adathoz kapcsolhatók feladatok, nemcsak a projektekhez. Egy dokumentum, egy partnercég, vagy egy raktári kosár? A feladat az feladat. Látszik a todo listában, látszik a naptárban, beleszámít az elvégzett munkaidőbe.
Listázás, szűrés
A feladatok listájájában szűrhetünk a feladat állapota, a végrehajtó, az időpont, a feladat tartalomtípusa szerint. Kiválaszthatunk egy partnert, akinek dolgozunk. Így akár ügyfelenként látható, hogy mennyi munkaidőt tervezünk vagy fordítottunk rá egy adott időszakban.
Teljesítések utólagos rögzítése
A munka elvégézése előtt létrehozott, átvett és készre jelentett feladatok automatikusan bekerülnek a teljesítési naplóba. De arra is van lehetőség, hogy az elvégzett munka után rögzítsünk fel egy feladatot. Akár naptáron keresztül. Így az előre nem tervezett munkák is könnyen adminisztrálhatók a vállalati rendszerben, és bekerülhetnek a teljesítésigazolásokba.

Folyamatok

A feladatok folyamatokká fűzhetők össze, így az ERP rendszer a folyamat szerint osztja ki a feladatokat a dolgozóknak. Képezze le a cég folyamatait a rendszerünkben! Tegye bele cége egyedi know-how-ját az ügyviteli rendszerbe!

Párhuzamos ágak
Egy folyamat kettéválhat, és párhuzamosan futhat, majd adott ponton összefolyhat. A párhuzamos folyamat-ágakban lévő feladatok egymástól függetlenül elvégezhetők. A kettő vagy több ág újaegyesülésénél lévő feladatok addig nem vehetők át, amíg az előtte lévő összes feladat el nem készült.
Választható ágak
Nemcsak párhuzamos, hanem választható folyamat-ágakat is létrehozhatunk. A döntési feladat lehetővé teszi, hogy emberi döntés határozza meg a további feladatok kiosztását. A nem választott ágak feladatait a rendszer átugorja.
Visszaküldés
Nemcsak hibás feladat-teljesítés esetén van lehetőség visszaküldésre, hanem a normál ügyviteli folyamat részeként is. Egy döntési feladathoz nemcsak az utána következő feladatok kapcsolhatók, hanem a folyamat korábbi eleme is. Így szükség esetén visszaléphetünk a folyamat egy korábbi feladatához.
Többrétegű folyamatok
Egy feladat alatt több feladatból álló alfolyamat alakítható ki. Az alfeladatok és az alfolyamatok akár a folyamat indítása után is hozzáadhatók egy feladathoz. A főfeladat az alfolyamat feladatainak elvégzése után jelenthető készre. Ez a struktúra tetszőleges mélységben, több rétegben is kialakítható.
Grafikus folyamat-szerkesztő
A folyamatok kialakítása és módosítása a grafikus munkafolyamat-szerkesztő modulon keresztül történik. A létrehozott feladatokat nyilakkal köthetjük össze. A feladatokat egérrel mozgatva elhelyezhetjük a szerkesztő felületen. Így olyan grafikus folyamatábrát alakíthatunk ki, amelyet a felhasználók könnyen átlátnak, a vállalatirányítási rendszer pedig e szerint működik. Egy nyíl átkötése után azonnal életbe lép az új folyamat szerinti működés.

Projektek

A projekt-szemléletben működő cégek az adatokat projektek szerint tartják nyilván. Szükségük van olyan eszközre, amely összefogja a feladatokat és az erőforrásokat, mappaként tárolja a bizonylatokat és a dokumentumokat, kimutatást nyújt a költségekről és a projekt haladásáról. Ismerős problémák? Akkor olvsson tovább!

Tárolt adatok
A projekteknél megadható a megbízó, a megrendelő, a projekt leírása. A rendszer egy projekt-azonosítót generál. Kiválasztható a projekt-manager. Hozzáadhatók külső kapcsolattartó személyek. Megadhatók munkahelyszínek, melyek térképen is megjelennek. A projektek mappa jelleggel tárolják az elvégzendő feladatokat, illetve a feladatokból álló folyamatokat.
Projekt típusok
Programozói tudás nélkül létrehozható projekt tartalmi típusok segítenek a hasonló projektek csoportosításában. Ráadásul a jogosultsági beállításoknál is figyelembe veszi a rendszer.
Sablonok
Egy projekt összerakása és beállítása nem könnyű feladat. Ezért a projektek elmenthetők sablonként is. Az új projektek sablonból történő indítása 1-2 kattintással elvégezhető. Az így létrehozott projektek az indítás előtt módosíthatók, a beállítások pontosíthatók, a konkrét feladat-végrehajtók hozzárendelhetők. A már elindított folyamatot szükség szerint módosíthatjuk. Mindez természetesen nem módosítja a sablont.
A projekt manager
A futó projektek felelősei a projekt managerek. Ők a napi feladatok mellett látják az általuk felügyelt projekteket is. Ha egy dolgozó a feladatával kapcsolatban segítséget kér, akkor a projekt felelősét értesíti a rendszer. A projekt managernek speciális jogokat adhatunk a saját projektjével kapcsolatban. A projekt managerek munkáját többféle eszközzel támogatja a rendszer.
Színes állapotcímék
Színes állapotcímkék állíthatók be a projektekre. Ezek programozás nélkül bármikor létrehozhatók. A projekt feladatainak átvétele és készre jelentése alapján a rendszer képes automatikusan hozzáadni vagy levenni ezeket az ügyviteli állapotcímkéket a projektről. Ha például a számlázási feladatot készre jelenti a kolléga, a projektre automatikusan felkerül a "Számlázott" állapotcímke.
Saját e-mailcím
A projekteknek is lehet saját e-mailcíme. Az ide érkező és erről küldött e-mailek a projekthez kapcsolódnak, és a belső üzenetekkel és kommentekkel közös felületen láthatók. A projekt feladataival kapcsolatban az ERP rendszer e-maileket küld a feladat végrehajtójának és a projekt managernek.
Projekt dashboard
A projekt dashboard felület az összes lényeges információt könnyen áttekinthető formában jeleníti meg. Grafikonszerű, színes állapotjelzők mutatják a projekt előrehaladását a különböző szempontok szerint. Az összes fontos kapcsolódó adat elérhető 1-2 kattintással. A térképen láthatók a helyszínek, és a dolgozók telesítménye is leolvasható. Dolgozzon kevesebbet, dolgozzon okosabban!
Listák
A projektek listájában szűrhetünk az ügyfél, a projekt típusa, állapota, vagy épp a projekt-manager alapján. A projektek pénzügyi áttekintő listája pedig segít a kontrollingban: láthatók a költségek, az anyagfelhasználás, és néhány kattintással elérhetők a projekthez kapcsolódó számlák, szállítólevelek is. Biztos lehet benne, hogy nem lesznek számlázatlan projektjei. A projektek nyereségességét pedig szinte valós időben nyomon követheti.

Kapcsolódó modulok

Vissza az előző oldalra Felkeltettük érdeklődését? Írjon nekünk!